大安市财政局机关档案文件归档工作实施办法

　　一、 关于归档范围

　　凡是在本机关职能活动中形成的对本机关及国家和社会有保存价值的文字、图片、声像等不同形式的文件材料，反映全局工作活动，具有查考利用价值的纸制文件资料、声像资料、会计资料等均属归档范围。

　　（一） 关于文书档案归档范围

　　1、中共中央（含中组部、中纪委等部门下发的文件）、中共中央办公厅文件。

　　2、国务院、国务院办公厅文件。

　　3、省委（含省纪委、省委组织部、宣传部等部门下发的文件）、省委办公厅文件。

　　4、省政府、省政府办公厅文件。

　　5、财政部文件（含与其它部委联合发文）、国家其它部委来文。

　　6、白城市委、市委办公室。

　　7、白城市政府

　　8、大安市委

　　9、大安市政府

　　10、局机关发文（包括转发及其它机关联合颁发的）。

　　11、局机关会议纪要

　　12、全市财政工作会议材料。

　　13、局机关的请示与上级机关的批复文件。

　　14、局机关及各科室形成的计划、总结报告。

　　15、直属及街道、乡镇财政所的相关材料。

　　16、局机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及人员编制等文件材料。

　　17、局机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料。

　　18、局机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

　　19、局属单位资产、产权证明。

　　20、我局办理的重要群众来信处理结果（市委、市政府直接交办事项）。

　　21、上级机关颁发给我局的奖状、奖旗、奖杯、证书等。

　　（二）关于声像资料归档范围

　　声像档案是指反映我局工作情况、工作成就，省领导、财政厅领导及市领导到我局视察及我局重要专业会议形成的声像资料。

　　具体包括：

　　1、国家、省领导等来我局视察工作时的图片、录音、录像。

　　2、市领导来我局视察工作时的图片、录音、录像。

　　3、市领导在全市财政工作会议上的图片、录音、录像及其它重要公务活动的图片、录音、录像。

　　4、反映我局重要工作活动和工作成就的图片、录像。

　　（三）关于会计档案的归档范围

　　会计档案是指会计凭证、帐薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

　　1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证等。

　　2、会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其它会计帐簿等。

　　3、财务报表类：年度财务报表、包括会计报表、财务决算报表、附表、附注及文字说明，其它财务报表等。

　　4、其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其它应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

　　二、关于档案保管期限

　　（一）关于文书档案保管期限

　　文书档案根据保管价值大小分永久和定期。

　　（二） 关于会计档案保管期限

　　会计档案保管期限分为永久、定期。定期保管期限在15年以上的会计档案由局档案室集中统一管理（详见附表二）。

　　会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

　　（三） 关于声像档案的保管期限

　　声像档案保管期限为永久。

　　三、关于档案立卷方法

　　（一）关于文书档案归档立卷方法

　　文书档案归档立卷实行三位一体的归档原则。即文件的拟制、收发，文件的承办、存档体现在同一文件处理单上。具体方法是按立卷年度编号的顺序组卷，每份文件为一卷。

　　（二）关于会计档案归档立卷方法

　　1、会计档案的管理、立卷一般保持原卷册的封装。其立卷方法是：会计报表按不同保管期限，同一问题的报表（指逐级上报的）应以局为保管单位组卷；永久保存的会计报表应以原卷册为立卷单位。

　　2、会计档案材料的封面各项目，应认真填写清楚；本局汇总的会计报表，经管人员应逐项填全，报送来的材料填写不全的应由有关科室负责协调报送单位填写齐全；会计账簿应按照经管人员一览表分别逐项逐一填写签字盖章；原始凭证封面项目、总账科目汇总表、记账凭单所列各项目，应填写清楚齐全，并有责任者戳记；对于破损的必须修补，装订牢固，年度会计报表一律用网线装订，去掉卷内的金属物。

　　3、会计档案立卷后应用铅笔在报表的右上角编写张页；一本帐簿应组成一卷，即死页帐应保持原封不动，活动帐内的空白可以去掉，再编页数，一册一卷；凭证按时间和原始凭证号顺序排列，以原卷册为保管单位。

　　（三）关于声像档案归档立卷方法

　　声像档案移交局档案室时，图片、底片要相符，录音、录像要完整。声像档案要有文字说明。

　　四、关于档案归档立卷工作的归档年限

　　（一）关于文书档案的归档文件年限

　　文书档案的归档文件年限从 年。

　　（二）关于会计档案的归档年限

　　会计档案的归档文件年限从 年。

　　（三）关于声像资料档案归档年限

　　声像资料档案归档文件年限从 年尽量往前追溯。

　　五、关于归档立卷工作的具体分工

　　1、中共中央、中共中央办公厅、国务院、国务院办公厅、省委来文、省政府来文，本市召开的财政工作会议所形成的文件材料，会议纪要，本局工作总结，财政规章制度选编，财政年鉴，均由局人秘科负责收集、立卷、归档。

　　2、本局发文、局党组会议、局专题会议记录、会议纪要，财政部、省财政厅和其它部门来文、下级和市委、市政府有关部门来文及专业会议文件、各科室专业会议材料，群众来信处理结果由各起草、主办科室负责收集、立卷、归档。

　　3、局内形成的文件材料的归档，按规定立正卷、副卷各一套（副卷按局发文序号排列，由各科室负责装订保存），正卷交由办公室归档。

　　六、档案归档工作的具体要求

　　（一）关于文书档案具体要求

　　1、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件多种文体形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

　　2、跨年度的请示与批复在批复年立卷，没有复文的放在请示年立卷，跨年度的规划、计划，在针对年度的第一年立卷；跨年度的总结、统计在针对的最后一年立卷；一文两事的上年总结与当年计划，上年决算与本年预算在上年度立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年度立卷；协议、协定、合同等文件在签字年度立卷（已立案件文件在结案年度立卷。）

　　3、归档文件要按其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列，正本在前，定稿在后；批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前、附件在后；转发文件在前，被转发文件在后；纪检案件文件，结论性文件在前，依据性文件在后。

　　4、文件排列移交按期限分永久、定期（如1号卷领导讲话、2号卷我局制定的政策、办法、3号卷转发办法、4号卷指标文、5号卷一般性文件）。永久和定期要分开登记。

　　5、案卷封面应用钢笔按规定逐项填写清楚。在文件处理的过程中，必须严格按照有关栏填写，字迹要工整、清晰。保管期限划分准确。

　　6、文件在归档、立卷时要去掉金属物，破损的文件应裱糊，字迹扩散的应复制与原文一并立卷。禁止使用铅笔、复写纸和圆珠笔书写文件或填写文件封面。领导签批文件时，不能使用钢笔或圆珠笔。

　　7、归档的文件要装订结实、整齐、美观、大方；带有表格或筒子页的文件必须折叠好，表格文头向里，以便于利用。

　　8、归档的文件材料各类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在文字的每页材料正面的右上角或背页的左上角，用铅笔认真编写页码。图表和声像材料在背面逐件编写。并填写好文件移交目录向档案室移交。

　　9、各科室对应归档的文件材料要收集齐全，及时立卷，对登记编号的文件要与办公室按机关收发文进行逐件清理核对，不得漏收，要及时收集，整理立卷。

　　10、对未能按要求及时进行归档的文件，局办公室将列出目录，由各科室负责人签字后归入档案。

　　（二）关于声像档案归档具体要求

　　声像档案归档时要有文字说明。文字说明内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。

　　　1、图片的文字说明。

　　（1）事由：照片影像所反映事件、事物情由。

　　（2）时间：事件发生中事物变化、产生的时间和拍摄霎时间。

　　（3）地点：被摄物所在的具体地点。

　　（4）人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。

　　（5）背景：对提示照片影像主题具有一定作用的背景。

　　（6）摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

　　　2、关于录音、录像的文字说明。录音、录像的文字说明要注明时间、地点、人物、内容、录制单位。

　　声像档案的文字说明要简洁、通顺。一般不超过200字；用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“.”表示。说明的格式：说明采用横写格式。宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50mm。说明应分段书写，格式如下：声像号/底片号 时间

　　文字说明

　　摄影者（录制单位）

　　声像的分类：一般应在全宗内按年代—问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。

　　（三）关于会计档案归档工作具体要求

　　1、本局和各科室形成的会计档案，在会计年度终了，即编审决算工作结束，由会计经管人员按照档案要求，负责整理、立卷、装订、排列、登记，由会计经管人员编制案卷一并移交到局档案室管理。

　　七、关于档案归档立卷工作完成时间

　　1、 年文书档案要在基础上 年 月末前由各科室负责收集、整理、立卷完成后交局档案室。

　　2、 年会计档案要在 年 月末前由各科室负责收集、整理立卷完成后交局档案室。

　　3、声像档案由各科室负责收集、整理后，在 年 月末前交局档案室。

　　(此件公开发布）